Política tratamiento de datos
- OBJETIVO
La presente política tiene como objetivo dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, regulando los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de datos de carácter personal. Busca garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data, conforme a lo establecido por la ley.
- ALCANCE
Esta política es aplicable a cualquier registro de datos personales realizado de forma presencial, no presencial y/o virtual. Es de obligatorio y estricto cumplimiento para EDREHOGAR SAS, sus directores, administradores, colaboradores y terceros que representen o actúen en su nombre.
- DEFINICIONES
- Aviso de privacidad: Comunicación que informa al titular sobre las políticas de tratamiento de datos personales aplicables.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Datos personales: Información vinculada a personas naturales identificables o identificadas.
- Dato público: Información no semiprivada, privada o sensible.
- Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o que puede generar su discriminación.
- Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: EDREHOGAR SAS, que decide sobre el tratamiento de datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que se convierte en responsable del tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, etc.
- PRINCIPIOS.
Los siguientes principios guiarán la interpretación y aplicación de esta política:
a) Finalidad: El tratamiento debe tener una finalidad legítima informada al titular.
b) Libertad: Se requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
c) Veracidad: La información debe ser veraz, completa y actualizada.
d) Transparencia: Garantizar el derecho del titular a conocer sus datos.
e) Acceso y circulación restringida: Los datos no podrán estar disponibles públicamente sin autorización.
f) Seguridad: Se deben implementar medidas para proteger la información.
g) Confidencialidad: Garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar la relación.
- AUTORIZACION
La recolección y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento del titular. EDREHOGAR SAS ha dispuesto mecanismos para obtener dicha autorización y verificar su otorgamiento.
- TRATAMIENTO
EDREHOGAR SAS realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.
EDREHOGAR SAS también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:
- Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con EDREHOGAR SAS, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
- Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias, aliados comerciales o de Entidades Vinculadas a EDREHOGAR SAS.
- Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.
- Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en La Compañía y/o sus Entidades Vinculadas.
- Realizar Encuestas de satisfacción.
- Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.
- Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con EDREHOGAR SAS o con Entidades Vinculadas.
- Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
- Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.
- Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
- Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de EDREHOGAR SAS, incluida la Política.
- Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
- Para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Compañía, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i)recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía.
- Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
- Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
- Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de EDREHOGAR SAS. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, la Compañía utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.
- Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.
- La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EDREHOGAR SAS.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a EDREHOGAR SAS, en su condición de Responsable/encargado del Tratamiento.
c) Ser informado por Mercer EDREHOGAR SAS, acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los datos personales del Titular, previa consulta por parte de éste.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante EDREHOGAR SAS.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales propios, que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. DEBERES DE EDREHOGAR SAS CON RELACION AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
EDREHOGAR SAS tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, harán uso de estos solo para aquellas finalidades para las cuales se encuentran debidamente autorizadas, y respetando, en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. EDREHOGAR SAS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Tramitar consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
9. AUTORIZACION
a) Autorización para el Tratamiento de Datos.
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.
Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
- La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía.
La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.
En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.
b) Autorización para tratamiento de datos sensibles.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser explícita
- Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información
- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
c) Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).
Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
- Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
- La Compañía debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del NNA.
10. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, EDREHOGAR SAS dispone del correo electrónico edredona@edredona.com través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.
Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan EDREHOGAR SAS se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.
El reclamo debe dirigirse a EDREHOGAR SAS. y contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
- Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
- Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email edredona@edredona.com
